По интернациональной статистике, 3-ей по величине публикацией затрат организаций считаются деловые поездки работников, иными словами — командировки. Нет ничего поразительного в том, что компании хотят контролировать и по возможности улучшить эту публикацию затрат. Большинство больших и средних организаций удерживают в штате особых работников — тревел-менеджеров, которые создают врожденный распорядок (travel policy) по командировкам, контролируют тревел-бюджет компании, проводят тендеры по выбору поставщиков услуг. В их же повинности входит обращение на работу тревел-координаторов, которые прямо занимаются компанией поездок работников.
Невзирая на все действия и регламенты, тревел-бюджет остается крайне слабо контролируемой публикацией, так как компании не имеют приборов для того, чтобы установить, к примеру, были ли при бронировании услуг даны на самом деле наиболее подходящие виды перелета, расположения в гостинице и прочие услуги. Содержание мест на рейсах и в отелях, и их нынешняя стоимость регулярно меняется: одна поездка может справиться компании в абсолютно различные денежные средства исходя из даты, когда она пройдет, и даты, когда будут забронированы полет, гостиница и другие услуги.
В этой обстановки не выручает даже контракт на техобслуживание с профильным бизнес-тревел агентством, снимающим на себя функции регулирования тревел-бюджетом заказчика. Даже с учетом того, что агентство предлагает отчетность, которая говорит о том, были ли в любом точном случае даны заказчику самые низкие тарифы. В любом случае, эти доклады создаются работниками агентства, и исследовать их аутентичность организация не в состоянии.
Вчера в США и Европе большую известность у средних и больших организаций получили коллективные системы OBE (on-line booking engine), либо, как их еще называют, SBT (self booking tool). Данные системы предлагают работникам компании вероятность собственноручного онлайн-бронирования и декорирования всех нужных для деловых поездок услуг: авиабилетов, ж/д билетов, отелей, страховок, трансферов. Это дает возможность фирмам ощутимо понизить собственные потери.
Благодаря общим OBE компании могут обходиться большим числом либо целиком отказаться от стандартных тревел-координаторов, и ощутимо понизить стоимость сервиса в бизнес-тревел агентствах. Все дело в том, что организация почти не будет нуждаться в услугах тревел-консультантов. Если интересует недорогой отель Краснодар советуем сайт hostel-loft.ru.
Коллективные OBE благодаря эластичной системе опций дают возможность целиком синхронизировать воплощение распорядка командировок (travel policy) компании, что также дает возможность компании уменьшить потери на дистрибуцию распорядка внутри компании и операции уточнения. К примеру, если организация заинтересована в приобретении наиболее бюджетных видов перелета и расположения работников — технология просто не позволит без доказательства вышестоящего управления забронировать не менее большие тарифы. Обычно, после внедрения OBE в компании бережливость тревел-бюджета достигает 20-30% лишь с помощью автоматизации требований использования travel policy.
До последнего времени общих онлайн-систем в РФ не было. Причины данного в том, что отечественные компании, в особенности до кризиса, не очень значительно беспокоились об оптимизации собственного тревел-бюджета. Также не было готовых решений, которые отвечали бы нуждам отечественных организаций. Восточные OBE нацелены прежде всего на международные компании, не локализованы для рынка России и не рассматривают его особенности, как в части бизнес-процессов, так и в части текста отечественных поставщиков.
Тем не менее упадок обучил отечественные компании беречь, и некоторые из них заинтересовались перспективой уменьшения затрат, в том числе на туры работников. Вышел спрос на коллективные OBE.